In de basis bestaat GTD uit 5 stappen.

1. Verzamelen
2. Beslissen
3. Organiseren
4. Reflecteren (Of onderhouden)
5. Doen

David Allen geeft aan dat dit niet zo maar stappen zijn, maar dit is in principe wat iedereen al doet. Iedereen doorloopt dagelijks deze stappen. We doen niet alle stappen even goed, we doen niet alle stappen even systematisch, maar in meer of mindere mate doorlopen we altijd dezelfde stappen. Neem bijvoorbeeld boodschappen doen:

Stap 1. Stel je bent een boterham aan het eten. Het is de laatste boterham, er is nu geen brood meer in huis. Het feit dat het brood op is, heb je opgemerkt (aandacht). Totdat je er iets mee doet, blijft het in je hoofd zitten. Dan is het tijd voor stap 1. Verzamelen. Noteer dat er geen brood meer in huis is.

Stap 2. Er is geen brood meer in huis. Moet ik hier iets mee doen? Moet je soms nieuw brood kopen? Dat is het beslissen. Beslissen dat je nieuw brood gaat kopen, bestellen of whatever.

Stap 3. Als er iets is opgemaakt gaan de meesten niet direct naar de supermarkt. Meestal doen we meer boodschappen tegelijk. Je kan onthouden wat je moet kopen, maar het is betrouwbaarder om het netjes op een lijstje te zetten. Elke keer als we stap 2 hebben uitgevoerd (in dit geval brood kopen) gaan we het organiseren. We zetten brood kopen op ons boodschappenlijstje.

Stap 4. Het reflecteren of misschien wel een toepasselijker woord ” onderhouden“. We kijken regelmatig het boodschappenlijstje na. Staat er uberhaupt iets op het boodschappen lijstje? Is brood halen nog wel nodig omdat misschien iemand anders al brood heeft gehaald?

Stap 5. Doen. Zoals het woord al zegt: Actie! De boodschappen op het boodschappenlijstje moeten ook nog gehaald (of besteld, of whatever je in stap 2 als actiepunt hebt bedacht) worden.

Dit is in de basis wat we allemaal al doen. De GTD Methode is op deze 5 stappen gebaseerd. Natuurlijk is het bovenstaande voorbeeld wel heel specifiek en klein. De GTD methode wordt veel breder ingezet.